 |
 |
|||||
 |
 |
|||||
 |
 |
|||||
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
※本文刊載於臺北市記帳士公會發行之《記帳士會訊》第三期（102年1月30日）
根據《統一發票使用辦法》第7條第3項，電子發票指的是三聯式、二聯式、收銀機、特種和電子計算機等五種類型的統一發票，經「向主管稽徵機關申請核准」，「以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收之」。換句話說，所謂電子發票，就是將我們原本使用的這些五種紙本的統一發票，改以電子化的型態開立。
從此定義延伸，電子發票可再細分成兩種型態。第一種是「以網際網路」開立的發票，目前正在推廣的企業對企業（Business to Business，B2B）電子發票即屬此類型，企業間透過網路開立及接收發票，完全不產生任何紙本，預期將是未來多數營業人必須使用的型態之一。
第二種是「以其他電子方式」開立的發票，目前最廣為應用的，莫過於今年甫試行就「遍地開花」的便利商店電子發票了。發票透過店面的「銷售時點情報系統（Point of Sale，簡稱POS）」開立，並在至遲48小時內傳送至財政部的電子發票資料庫儲存，若消費者持有對應的「載具」（如悠遊卡），便不需列印紙本發票，反之，則列印紙本電子發票作為交易憑證。
但光談電子化和無紙化，並不足以描繪未來電子發票的全貌。筆者認為，更能體現未來電子發票的名詞應該是「雲端化」，也就是不只將發票以電子化的型態開立，並且進一步的將全國的發票資料儲存在一個共同的第三方（政府）的雲端資料庫，透過第三方嚴格的安全管理，將發票作業、買賣雙方的身分辨識、營業稅申報及管理等作業結合在一處，買賣雙方不再需要列印及留存成千上萬的紙本發票，只要有一台能上網的電腦，隨時隨地都能夠辦理發票作業，更確實的體現電子化和無紙化的目標，進一步提升發票作業和租稅管理的效率。
對一般消費者而言，電子發票不過是改變索取發票和兌獎的方式；對營業人而言，至少必須學會使用電子發票的平台；但對包含記帳士在內的所有稅務代理業者而言，由於電子發票對未來的營業稅申報甚至客戶的內部作業流程均影響甚鉅，我們不但要知道怎麼操作，更需要知道種種新措施背後的意義，才能為自己甚至為客戶提供必要的作業調整建言。
積極面對發票電子化，我們不是在應付一個難以適應的新系統，而是迎接一個流程再造的新時代！
從民國八十九年行政院知識經濟發展方案推出電子發票計畫，到上網購物開始由營業人主動幫忙對獎寄送中獎發票，其實我國的電子發票計畫已經默默進行超過十年了。這段期間，您可能因為網購，也可能因為和自有電子發票平台的大型企業有業務往來，早已接觸到各種不同型態的電子發票，但真正讓大多數民眾意識到電子發票時代來臨，應該是這兩年大規模連鎖超商加入試辦計畫後的事了。
第一代電子發票整合服務平台上線，就有許多中小企業有這樣的疑問：「即便我願意使用電子發票，但我不能強迫我的上下游使用，一個巴掌拍不響，我還是只能用傳統發票啊！」於是，在這段期間，除了自建電子發票加值中心，並可藉其市場談判優勢，要求上下游廠商配合的大型企業外，一般企業不光意願不高，有意願投入者也不一定能有效擴大使用規模。
民國一○○年，二代電子發票服務代平台上線，除改進許多一代平台的缺點，推廣小組更使出實體通路B2C發票試辦的殺手鐧，藉由便利商店的普及，迅速讓電子發票成為民眾生活的一部份，並進一步擬定資格放寬、法規獎勵等措施，從公家機關開始，一步步進入強制施行的階段。
雖然眼下還沒有全面取消紙本三聯式發票的明確時程，但在可預見的未來，這是很有可能發生的事，而根據推動小組的計畫，下列幾個已經或即將到來的推動進度，是我們要特別注意的：
一、民國一○二年起，推動小組將推動政府單位全面使用電子發票為重要目標。如果您或您的客戶和政府單位有營業往來，在您收到這本會訊時，您已經不可避免的必須要導入電子發票了！
二、在三聯式電子發票尚未強制使用的此時，一般營業人仍可挪用手開三聯式發票的字軌代替電子發票專用字軌來開立電子發票，對於並未全面使用電子發票，且開立數量不多的營業人而言，是個非常方便的過渡期措施。但從民國一○三年起，手開三聯式發票字軌將不能共用於電子發票平台，您必須申請專用字軌才能開立電子發票。也特別提醒仍未申請專用字軌的電子發票使用者，若你沒有在發票本上清楚標示，此做法很可能會有重複開立的風險，建議儘早申請專用字軌為宜。
三、因為身分辨識等顧慮，二聯式發票未來仍會維持紙本、電子並行的方式，但手開三聯式發票未來將會朝全面電子化方向推動，也就是說，只要您會用到三聯式發票，您遲早都必須採用電子發票！
在筆者參加過的電子發票的研討會中，對於電子發票的導入，基本上都是從「效益」切入。誠然，無論是在電子發票發展的哪一個階段，效益都「應該」是最主要的考量，但隨著全面推動的時程越來越近，對於稅務代理業者和使用三聯式統一發票（代號21）的營業人而言，是否要導入電子發票，已經不只是效益的問題，而是「必須」的問題！
你的一部份客戶，很可能已經自願或被迫導入電子發票，作為一個專業的稅務代理人，你怎麼可能自外於電子發票的發展？
傳統發票的作法，是賣方以手開、電腦或收銀機開立發票，直接或郵寄交付給買方，退折讓作業則反向為之，除了發票的購買（或字軌申請）、申報和事後的更正外，買賣雙方的發票作業原則並不透過政府機關。交易憑證即是所交付或是郵寄的紙本發票。
發票電子化之後，賣方透過網際網路連線至「電子發票整合服務平台（以下簡稱大平台）」開立發票，或在企業資源管理（Enterprise Resource Planning，ERP）系統開立後，批次上傳至大平台，買方亦選擇適合自己的方式直接或間接自大平台接收。買賣雙方的發票作業原則透過政府管理的大平台中介，藉由第三方確認買賣雙方身分，賦予電子資料的公證性，交易憑證即為留存在大平台的電子資料，並無實體憑證。
在企業對顧客（Business to Customer，B2C）的模式下，由於賣方很可能無法完全掌握買方的資料，一般消費者也不會在店面結帳時留下身分證字號等個資，此時消費者以某種數位的「載具」（例如悠遊卡）來索取發票，而持有該載具即持有發票所有權，無須向店家透露個資；若消費者無法提供載具，也可以將發票列印出來做為憑證，回歸到以實體紙本發票作為交易憑證的方式。
綜上所述，我們用悠遊卡在便利商店買東西時，店員「要印發票嗎？」或「發票要存在卡片裡嗎？」的詢問，嚴格來講並不是個精確的問法，更精確的問法或許是「您要把發票歸戶給這張卡片，並儲存在雲端電子發票資料庫嗎？」當然，這是雞蛋裡挑骨頭的說法，特別提出來談，只是要強調載體在B2C模式下的角色，以及雲端化的概念。
在電子發票發展的前期，使用電子發票是需要申請的，但現在只要依法完成設立登記，取得開立發票資格的營業人，便自動具備使用B2B電子發票的資格，不需要額外申請。但以B2C型態經營實體或虛擬賣場的營業人，由於必須在軟硬體和會計制度上達到一定的水準才能適切的規劃與執行必要的作業，目前仍須申請核准才能使用。
除B2C電子發票使用者以外，做為一個B2B營業人，投入電子發票需要具備的最基本配備，除了電子發票的使用知識外，就是一台可以連上網際網路的電腦、晶片卡讀卡機和工商憑證。對大部分已經開始使用數位工具的企業而言，這是個幾乎沒有高度的門檻，唯獨因行業特性、人員、規模或其他因素仍採傳統經營方式，或是使用發票量極少的營業人，可能會在這個地方遭遇到一些阻礙或是不經濟。
目前，包括縣市政府及國稅局在內，不少公家機關提供公用電腦供民眾使用，如果這些公用電腦也能同時建置晶片卡讀卡機，並加強操作環境安全性的管理，對於發票量極少且正常營運並不需要使用電腦的營業人或能有所助益。另，著眼於智慧型手機和其他移動上網配備的風行，或許開發方便、安全的應用軟體（Application Software，俗稱App）也是一個可行的做法。
|
曾經聽到一位資深的事務所會計小姐在申報營業稅前跟客戶要電子發票：
事務所：「這是你自己打的發票清單，不是發票，你要給我正本的發票才行。」
客 戶：「我這個是電子發票，沒有紙本發票。」
事務所：「電子發票也有列印版本，你要把它列印出來我才能幫你登打。」
聽起來像是客戶提供的資料不對，但其實兩邊都做錯了。
現在三聯式電子發票雖然還沒有完全普及，但只要是透過大平台成功開立的發票，其「正本」都已經留存在大平台裡，營業人在每期申報前可以將透過大平台開立或接收的發票一次匯出成數位檔案，檔案內容包含所有傳統發票必須記載的事項（且由於開立時有電腦輔助檢查，資料不全就無法完成開立，可有效避免手開發票經常會發生的資料漏載），事務所取得該檔案後，只要所使用的會計軟體採用和平台相同的資料格式，這些數位資料便可直接匯入會計系統，申報人員只要在匯入前或匯入後，在電腦上檢查發票品項是否符合營業稅申報標準，無須登打任何內容即可進入申報程序。「你要把它列印出來我才能幫你登打」這種外行話自然是不成立的，也不該由我們專業的稅務代理人員口中說出來。
為了讓事務所和客戶的作業能更順暢，在本會電子發票推動小組的努力下，二代平台已針對稅務代理人需求建置了專業代理人專用的介面，只要經過客戶申請授權，事務所可以自行上網讀取客戶的發票資料，亦即假設您這家客戶完全沒有開立或取得傳統紙本發票，不光傳統到府收發票的作業模式將會被打破，甚至連電子信箱郵寄檔案都免了！
也再一次提醒還沒有申請「組織及團體憑證（即XCA憑證）」的會友，趕緊為您的事務所申請一張，否則即使取得客戶授權，您也是無法登入代理人專屬介面的！
http://www.txc.tw/cgi-bin/mt/mt-tb.cgi/59
