※本文刊載於臺北市記帳士公會發行之《記帳士會訊》第五期(102年7月31日)
※電子發票法規變動頻繁,各項規格及規定仍請依最新公告為準。
自民國89年電子發票計畫啟動,到民國99年底,由於使用習慣、軟硬體設備等諸多因素限制,改採電子發票方式開立的傳統三聯式發票年僅679萬張。在這段期間,相當比例的中小企業之所以先行使用電子發票,是因為與本身身為電子發票加值服務中心的大型企業往來,被動配合使用該企業平台開立發票所致。
由於僅有少數客戶使用電子發票且數量相對較少,加上並非全部的稅務會計系統業者都已做好導入電子發票的準備,對代理報稅同業而言,以電子檔匯入進行申報不見得比人工登打更省事安全,因此,包含筆者所屬的事務所在內,多數同業都沒有為這相對少數的電子發票改變人工登打的習慣。
99年度開始試辦實體消費通路開立電子發票,短短兩年內,加入試辦的營業人從三家27個據點,快速成長到12,000個據點。遍佈各地的便利商店、百貨市場等零售通路,迅速將電子發票打入民眾的生活,也越來越多人開始習慣不索取紙本發票的消費方式。
此消費型態的改變,連帶影響B2B電子發票的推動,至101年底,B2B電子發票已突破每年7千萬張,雖然在稅務申報中仍佔少數,但近10倍的成長,已讓我們必須去思考是不是應該要調整我們的申報方式了。
同業一定都知道,在「營業人銷售額與稅額申報書(401表)」中,並沒有一個專供電子發票使用的欄位,那這些長得都差不多的紙本發票,甚至已經完全沒有實體的B2B電子發票,究竟應該歸屬於哪一類呢?
其實,在稅務申報上,發票歸屬的種類跟紙張大小或形狀都沒有關係,跟它是實體或數位也沒有關係,影響發票種類的,是開立發票的營業人在申請使用發票時,是取得哪一種開立發票的資格。
原本使用二聯式收銀機發票的便利商店,在改成電子發票後,開立的仍屬二聯式收銀機發票;原本使用三聯式收銀機發票的加油站,在改成電子發票後,開立的仍屬三聯式收銀機發票;原本使用電子計算機發票的大型賣場,在改成電子發票後,其歸類亦是不變。
換句話說,不管是紙本發票還是電子發票,發票的種類並不會隨載具的型態而改變,依然是原來規定的三聯式統一發票、二聯式統一發票、特種統一發票、收銀機統一發票及電子計算機統一發票等五種。
過去,我們在整理客戶的憑證時,只要依照發票的尺寸、形狀,就可以八九不離十的快速將發票分類;少數尺寸容易混淆的,也可以透過標示清楚的發票類型快速辨認(例如,部分加油站的電子計算機統一發票,尺寸雖然和三聯式收銀機發票相同,但抬頭寫明電子計算機統一發票,不致於造成嚴重混淆)。
但格式統一的紙本電子發票出現後,尺寸、形狀不再是可靠的分類方式,我們必須改由從發票上小小的「格式代碼」來判別:21代表進項三聯式統一發票或電子計算機統一發票;22代表進項二聯式收銀機統一發票或載有稅額之其他憑證。對日理萬「票」的稅務代理業者而言,開立B2C電子發票的商家(種類)越多,是否反而會越增加我們人工處理(判斷)的時間呢?
其實不然,之所以會有這樣的困擾,是因為我們還在使用傳統的作業方式。如果你已經在使用電子發票整合服務平台(以下簡稱「大平台」)匯出的發票檔,你應該就知道透過大平台可以一次收取包含於大平台或加值服務中心開立的發票,以及開立時有登打統一編號的紙本電子發票。這些發票資料不光是不用重新登打,甚至已根據賣方開立發票的資格完成歸類,你在申報營業稅時,只需要判斷發票是否可扣抵營業稅,便可把直接自大平台把資料轉匯入申報軟體,根本不需要考慮發票歸類的問題。
所以,如何處理(分類)紙本電子發票?最佳的解答並不是建立一個分辨發票類別的標準作業程序(SOP),更不是建立一個廠商開立發票尺寸的資料庫,而是趕快開始使用大平台(或加值中心),前面的提到的分類問題馬上迎刃而解。
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一、基本配備
電子發票平台對於軟硬體設備的要求並不高,只要能夠應付一般網路瀏覽的需求即可,不過由於登入平台必須安裝必要ActiveX元件,所以必須使用Windows作業系統搭配Internet Explorer瀏覽器(簡稱IE),若使用其他瀏覽器(如Chrome、FireFox),可能會無法登入平台。
不管是Windows或是IE,越新的版本越強調安全性,安全性較高的系統對於登入元件安裝也有較多的限制,可能需要透過額外的設定。目前市售Windows主流版本是Windows 7,IE的最新版本是9.0版,若您不是非常熟練的電腦使用者,筆者建議現階段採用Windows XP搭配IE 8.0即可。
另外,雖然不申請XCA憑證亦可透過客戶自行下載取得電子發票檔,但還是建議申請XCA憑證並取得查詢客戶電子發票的授權,除可於線上查閱審核發票外,亦可減少催收檔案的麻煩。
※營業人授權專業代理人的授權範圍並不包括開立、接收發票、退折讓或其他影響發票內容的作業,不會有違法代開發票或損害營業人權益的疑慮。
二、相關申請(詳下表)
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※以下僅為流程參考
1、取得媒體檔
(1) 由客戶提供:請客戶至大平台下載媒體檔,透過儲存媒體或電子郵件提供給事務所(媒體檔為純文字格式,通常容量不會很大,用電子郵件傳輸即可)。若媒體檔下載後發票內容又有變動,可再請客戶重新下載提供。
(2) 自行下載:自行下載:若您已申請XCA憑證並取得客戶線上授權,即
可登入專業代理介面自行下載,此為最方便的方式。
2、檢查媒體檔內容:檢查是否有不符合進項稅額扣抵規定的發票。
※如果你已獲得客戶授權得自行上大平台下載,亦可先在線上完成檢查,僅下載可扣抵的發票資料。
3、將篩選過後發票檔匯入財政部版的營業稅離線建檔系統或自己的會計系統(匯入方式請洽系統商)。
4、補登其他可扣抵的傳統紙本發票。
5、按一般營業稅申報方式申報。
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