【電子發票專題】記帳士電子發票申報準備

※本文刊載於臺北市記帳士公會發行之《記帳士會訊》第五期(102年7月31日)
※電子發票法規變動頻繁,各項規格及規定仍請依最新公告為準。

自民國89年電子發票計畫啟動,到民國99年底,由於使用習慣、軟硬體設備等諸多因素限制,改採電子發票方式開立的傳統三聯式發票年僅679萬張。在這段期間,相當比例的中小企業之所以先行使用電子發票,是因為與本身身為電子發票加值服務中心的大型企業往來,被動配合使用該企業平台開立發票所致。

由於僅有少數客戶使用電子發票且數量相對較少,加上並非全部的稅務會計系統業者都已做好導入電子發票的準備,對代理報稅同業而言,以電子檔匯入進行申報不見得比人工登打更省事安全,因此,包含筆者所屬的事務所在內,多數同業都沒有為這相對少數的電子發票改變人工登打的習慣。

99年度開始試辦實體消費通路開立電子發票,短短兩年內,加入試辦的營業人從三家27個據點,快速成長到12,000個據點。遍佈各地的便利商店、百貨市場等零售通路,迅速將電子發票打入民眾的生活,也越來越多人開始習慣不索取紙本發票的消費方式。

此消費型態的改變,連帶影響B2B電子發票的推動,至101年底,B2B電子發票已突破每年7千萬張,雖然在稅務申報中仍佔少數,但近10倍的成長,已讓我們必須去思考是不是應該要調整我們的申報方式了。

電子發票的種類

同業一定都知道,在「營業人銷售額與稅額申報書(401表)」中,並沒有一個專供電子發票使用的欄位,那這些長得都差不多的紙本發票,甚至已經完全沒有實體的B2B電子發票,究竟應該歸屬於哪一類呢?

其實,在稅務申報上,發票歸屬的種類跟紙張大小或形狀都沒有關係,跟它是實體或數位也沒有關係,影響發票種類的,是開立發票的營業人在申請使用發票時,是取得哪一種開立發票的資格。

原本使用二聯式收銀機發票的便利商店,在改成電子發票後,開立的仍屬二聯式收銀機發票;原本使用三聯式收銀機發票的加油站,在改成電子發票後,開立的仍屬三聯式收銀機發票;原本使用電子計算機發票的大型賣場,在改成電子發票後,其歸類亦是不變。

換句話說,不管是紙本發票還是電子發票,發票的種類並不會隨載具的型態而改變,依然是原來規定的三聯式統一發票、二聯式統一發票、特種統一發票、收銀機統一發票及電子計算機統一發票等五種。

如何分辨紙本電子發票類別

過去,我們在整理客戶的憑證時,只要依照發票的尺寸、形狀,就可以八九不離十的快速將發票分類;少數尺寸容易混淆的,也可以透過標示清楚的發票類型快速辨認(例如,部分加油站的電子計算機統一發票,尺寸雖然和三聯式收銀機發票相同,但抬頭寫明電子計算機統一發票,不致於造成嚴重混淆)。

但格式統一的紙本電子發票出現後,尺寸、形狀不再是可靠的分類方式,我們必須改由從發票上小小的「格式代碼」來判別:21代表進項三聯式統一發票或電子計算機統一發票;22代表進項二聯式收銀機統一發票或載有稅額之其他憑證。對日理萬「票」的稅務代理業者而言,開立B2C電子發票的商家(種類)越多,是否反而會越增加我們人工處理(判斷)的時間呢?

其實不然,之所以會有這樣的困擾,是因為我們還在使用傳統的作業方式。如果你已經在使用電子發票整合服務平台(以下簡稱「大平台」)匯出的發票檔,你應該就知道透過大平台可以一次收取包含於大平台或加值服務中心開立的發票,以及開立時有登打統一編號的紙本電子發票。這些發票資料不光是不用重新登打,甚至已根據賣方開立發票的資格完成歸類,你在申報營業稅時,只需要判斷發票是否可扣抵營業稅,便可把直接自大平台把資料轉匯入申報軟體,根本不需要考慮發票歸類的問題。

所以,如何處理(分類)紙本電子發票?最佳的解答並不是建立一個分辨發票類別的標準作業程序(SOP),更不是建立一個廠商開立發票尺寸的資料庫,而是趕快開始使用大平台(或加值中心),前面的提到的分類問題馬上迎刃而解。

Tips
過去,基於查閱加值稅資料或是黏貼傳票的方便性,同業在整理發票時,可能會將發票依照日期排序,甚至把特定的會計科目區分出來後,再分冊登打。在發票雲端化之後,這些排序的工作可以完全交給電腦,雖然電腦無法為你判斷科目,但你還是可以透過賣方統一編號或品項的排序,把同公司或同品項的產品排在一起,快速達到分類分冊的效果。
同時,由於電子發票系統只能開立當天發票,且全部儲存於雲端,收發幾無時間差,更沒有遺失的問題,所以不會有申報時發票還在郵寄途中的「在途發票」問題,也不會有營業人因為疏忽,跨了一期才把發票折讓單送來的問題,可以有效避免發票跨期可能發生的漏報或重複申報。
紙本發票的種類及規格

 

種類 統一發票




二聯式收銀機統一發票 4.5cm× 19cm
二、三聯式手開統一發票 19cm × 10.5cm
三聯式收銀機統一發票 7.6cm ×14cm
電子計算機統一發票 寬80欄位,長不超過72列
特種統一發票 19 cm × 10.5cm




B2C 紙本電子發票 消費明細不限長度,短則 7、8 公分、長則2、30公分。寬度原則為 5.7 公分,但因部份業態交易品項較多,例外有寬度為7.9 公分。
(因應立法院要求,預計於103年1月1日起統一規格為寬度 5.7 公分、長度 9 公分)


加入電子發票平台的準備

一、基本配備

  • 硬體:個人電腦、網際網路連線、智慧卡讀卡機
  • 軟體:Windows 98以上作業系統、IE 6.0以上版本
  • 憑證:【營業人】工商憑證、【記帳士】組織及團體憑證(以下簡稱XCA憑證)(建議)
  • 授權:營業人授權專業代理人查詢電子
  • 發票資料(建議)

電子發票平台對於軟硬體設備的要求並不高,只要能夠應付一般網路瀏覽的需求即可,不過由於登入平台必須安裝必要ActiveX元件,所以必須使用Windows作業系統搭配Internet Explorer瀏覽器(簡稱IE),若使用其他瀏覽器(如Chrome、FireFox),可能會無法登入平台。

不管是Windows或是IE,越新的版本越強調安全性,安全性較高的系統對於登入元件安裝也有較多的限制,可能需要透過額外的設定。目前市售Windows主流版本是Windows 7,IE的最新版本是9.0版,若您不是非常熟練的電腦使用者,筆者建議現階段採用Windows XP搭配IE 8.0即可。

另外,雖然不申請XCA憑證亦可透過客戶自行下載取得電子發票檔,但還是建議申請XCA憑證並取得查詢客戶電子發票的授權,除可於線上查閱審核發票外,亦可減少催收檔案的麻煩。

※營業人授權專業代理人的授權範圍並不包括開立、接收發票、退折讓或其他影響發票內容的作業,不會有違法代開發票或損害營業人權益的疑慮。

二、相關申請(詳下表)

憑證 申請人 主管機關 申請網站 限期及費用
工商憑證
(必備)
營業人 經濟部 http://moeaca.nat.gov.tw 自製卡日起5年,到期需重新申請。每張420元。
1、線上填寫申請資料並產生申請書。
2、列印申請書並蓋用印鑑與公司商號及負責人登記相符之印鑑章,將申請書郵寄或親至公司商號所屬登記機關辦理。
XCA
組織及團體憑證
(建議)
記帳士 研究發展考核委員會 http://xca.nat.gov.tw/ 推廣期間免費
1、線上填寫申請資料並產生申請書。
2、列印申請書並蓋用立案時原留之登記印鑑及負責人印鑑,送至所屬登記立案主管機關(初審註冊窗口)。
營業人授權專業代理人查詢電子發票資料
(建議)
營業人 財政部財稅資料中心 https://www.einvoice.nat.gov.tw/ 營業人得隨時於線上取消授權。
營業人以工商憑證登入電子發票整合服務平台,即可線上設定授權之「專業代理人統一編號」、「可查詢發票期間」及「授權期間」。(記帳士接受授權前需先取得XCA組織及團體憑證)
自然人
憑證
(非必備)
相關作業人員 內政部 http://moica.nat.gov.tw/ 自製卡日起5年,到期者可辦理展期3年。每張250元。
親至鄰近有辦理此項業務之戶政事務所辦理(可跨縣巿辦理)


電子發票營業稅申報流程

※以下僅為流程參考

1、取得媒體檔
(1) 由客戶提供:請客戶至大平台下載媒體檔,透過儲存媒體或電子郵件提供給事務所(媒體檔為純文字格式,通常容量不會很大,用電子郵件傳輸即可)。若媒體檔下載後發票內容又有變動,可再請客戶重新下載提供。
(2) 自行下載:自行下載:若您已申請XCA憑證並取得客戶線上授權,即

可登入專業代理介面自行下載,此為最方便的方式。
2、檢查媒體檔內容:檢查是否有不符合進項稅額扣抵規定的發票。
※如果你已獲得客戶授權得自行上大平台下載,亦可先在線上完成檢查,僅下載可扣抵的發票資料。
3、將篩選過後發票檔匯入財政部版的營業稅離線建檔系統或自己的會計系統(匯入方式請洽系統商)。
4、補登其他可扣抵的傳統紙本發票。
5、按一般營業稅申報方式申報。

你,準備好了嗎?

由於目前大量使用B2B電子發票的營業人仍屬少數,記帳士即使維持傳統人工登打的方式處理電子發票也不至於增加太多負擔,加上並非所有的會計系統都已針對電子發票提供完整的改版支援,多數記帳士事務所對於電子發票的推廣,仍採取被動配合的方式。

不過總是有些特性適合,或願意嘗試新技術的營業人,即使事務所不主動推廣,他們也可能會主動要求事務所協助。本會電子發票推動小組召集人張美娟記帳士即表示,自己第一家使用B2B電子發票的客戶「是客戶主動要求的」。

這家營業人的進銷發票已完全採用電子發票,且幾乎沒有發票以外的憑證,所以全部的帳務都能在電腦上進行。張記帳士表示,申報營業稅前,她會先在大平台檢查發票內容,下載銷項和可扣抵進項的發票檔進行營業稅申報,申報完成後再另外下載包含不可扣抵進項在內的完整發票檔,依照會計系統的格式補列科目,匯入會計系統做成傳票,「無論是營業稅或傳票製作,都各自採匯入方式進行,省略『加值稅轉傳票』的流程」。

當然,電子發票的導入,還是有它的規模經濟存在,大家越是不動,它就越普及不起來。隨著B2C電子發票的日漸普及,各種零售業電子發票系統紛紛上市,連可透過智慧型手機控制的隨身型電子發票機都已經商品化,更不用說不需要列印機制的B2B電子發票了。當軟硬體設備門檻越來越低,低到大半廠商都能輕鬆操作的時候,還沒做好準備的我們可能已經跟不上囉!

系統廠商已經跳過你在跟你的客戶招手了,而你,準備好了嗎?

作者
蔡超塵
中華民國記帳士執照 (98) 台財稅證字第 00161 號
財政部財稅資料中心電子發票種子講師 資二字第1012200679號
中華民國稅務會計教育基金會 文宣資訊委員會副主委
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